Quelques conseils pour perfectionner l’accueil téléphonique de son entreprise 

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Il est important de faire une bonne impression dès le premier contact téléphonique avec un client afin de refléter une bonne image de l’entreprise. Alors, comment soigner l’accueil téléphonique pour optimiser votre relation client ? Zoom sur le sujet.

Les bases d’un bon accueil téléphonique

L’objectif d’un accueil téléphonique est de conseiller, de renseigner ou d’orienter un client. Pour que l’entreprise puisse acquérir une image positive auprès de sa clientèle, il est donc important de traiter chaque appel de façon efficace. L’une des bases les plus importantes en accueil téléphonique est la personnalisation de l’appel. En effet, même si les mêmes questionnements et les mêmes problématiques reviennent plusieurs fois dans la même journée, il est essentiel de ne pas robotiser les formules d’accueil et les informations à fournir. En personnalisant la conversation, vous accordez plus de valeur au client et le mettez en confiance. Pour personnaliser la réception d’appel, vous pouvez lui demander son nom, l’écouter attentivement et lui répondre efficacement.

Lorsque vous recevez un appel d’un client, il est tout aussi important de ne pas raccourcir la conversation puisqu’une telle attitude donne au client l’impression de vous déranger. Si vous n’êtes pas en mesure d’apporter une solution à sa requête, transférez l’appel vers le responsable en informant le client sur l’identité de son prochain interlocuteur et en quoi il pourra vraiment l’aider. Pour clôturer la conversation avec efficacité, il est primordial de remercier le client pour sa patience et sa fidélité.

Quels sont les points clés d’un excellent accueil téléphonique ?

Le premier critère d’excellence d’un accueil téléphonique est la disponibilité du service. Votre standard doit être toujours joignable, surtout aux heures d’ouverture de votre entreprise, puisque c’est un gage de crédibilité. Pour que l’accueil téléphonique soit efficient, vous devez également optimiser vos techniques de communication. Pour cela, il est tout d’abord important d’enrichir votre champ lexical, de travailler votre élocution pour que le client puisse comprendre clairement ce que vous dites puis il faut adapter le débit de la conversation en ralentissant sur les informations les plus importantes.

Pour asseoir un bon relationnel avec votre interlocuteur, vous devez sourire en décrochant pour prendre l’appel puisque le sourire fait apparaitre une voix différente et reflète plus d’amabilité. Par ailleurs, vous devez vous adapter aux réactions d’un client mécontent ou d’un client pressé. Autrement dit, le client doit ressentir votre empathie et vous ne devez ni le culpabiliser ni le fuir. En tant que professionnel en service d’accueil téléphonique, vous devez également être en mesure de cerner les incompréhensions pour éviter le début d’un éventuel conflit et adopter une attitude axée vers la volonté de résoudre un problème. Enfin, pendant la conversation, n’hésitez pas à prendre note et à reformuler la requête du client pour lui faire savoir que vous avez bien enregistré ses besoins et ses attentes.